Una organización no llega a tener un crecimiento o estabilidad sino existen buenas relaciones públicas internas y externas, estos vínculos se reconocen como una estructura en la comunicación organizacional, de donde emana una relación correcta entre las áreas de producción y entidades fuera de las instituciones que son de vital importancia, siendo el consumidor el más destacado; en estas acciones comunicacionales se filtra y reparte la información referente a objetivos, planes y estrategias, la cual todos los integrantes deben tener con claridad para poder emprender de manera correcta y dinámica el andar de la corporación en vía a los beneficios.
Además de informar, existen algunas actividades determinantes para el buen funcionamiento, la gestión de la comunicación es una de ellas esta es una forma de que el flujo actué de manera correcta, la coordinación, cooperación e integración son puntos administrativos que también son clave para dicho impacto; las organizaciones se encuentran planeado tácticas de crecimiento todo el tiempo, por ello es que debe existir una buena conexión interna, ya que todos son parte del engranaje en la funcionalidad, por tal motivo es que la comunicación es algo de alta relevancia, ente esto surge la importancia de tener buenos líderes en cada área, el cual debe ciertas características para poder pasar la información de manera correcta y motivar, una de tantas es tener un alto grado de cultura, todo encargado debe tener un conocimiento clave en la forma en la que se acerca a los demás, en especial a sus allegados, solo un buen nivel cultural y un adecuado carácter puede generar esta aproximación, la disciplina, el conocimiento y la técnica son cualidades que también sirven para poderse comunicar correctamente.
Clasificación
En principio, toda comunicación organizacional tiene dos canales para llegar a los públicos, el interno y el externo.
– Comunicación interna: Es la circulación de la información dentro de la institución, todos estos integrantes son conocidos como público interno, teniendo una afinidad en común, en esta segregación se considera a los departamentos de la empresa, socios e inversionistas.
– Comunicación externa: Relación que se tiene con lo que interactúan con la organización pero no forman parte de ella, estos son los proveedores, los clientes, medios de comunicación, gobierno y muchos otros allegados que de alguna manera aportan al buen funcionamiento y crecimiento de la empresa.
La clasificación de la comunicación permite poder enfocarla al público correcto y usar los medios correctos para hace llegar la información, no es lo mismo realizar una campaña de información para redes sociales, que hacer llegar esta misma información al interior para el departamento de recursos humanos, por ello, es que debe existir una catalogación de donde destacan;
– Comunicación formal. Este tipo de información deja constancia de lo hecho, se utilizan mensajes elaborados con minuciosidad y de carácter oficial, un ejemplo son las cartas o documentos certificados, mails, publicaciones o comunicados de prensa.
– Comunicación informal. Intercambio de información no oficial, el cual también tiene interés, puede ser el intercambio de opiniones con respecto a una noticia o una charla afín de gustos entre integrantes de los equipos.
– Comunicación direccional descendente. Son instrucciones e información dirigidas a cabezas de área, para que estos la hagan llegar a sus subordinados.
– Comunicación direccional ascendente. Caso contrario, es información que inicia desde un nivel inferior hacia el exterior, un ejemplo de esta son los reporte de ventas que un vendedor entrega a su supervisor, el cual a su vez entrega al gerente, hasta llegar a los altos mandos; también son sugerencias o inquietudes que los empleados tienen.
– Comunicación direccional horizontal. La información es exclusiva entre personas del mismo nivel jerárquico en la empresa, bajo esta modalidad la comunicación se puede transformar en descendente y ascendente si es necesario.
Problemas comunes que surgen
Cuando la comunicación dentro de las organizaciones es negativa, la efectividad no solo de los planes o estrategias se vienen abajo, sino toda la productividad, en muchos de los casos en crisis de compañías, una de las tantas causas es la deficiente comunicación para entender y concretar las maniobras de supervivencia.
Las barreras más usuales son:
– Mala planeación. Esto se debe a la falta de liderazgo por parte de los altos mandos, que no saben dar las indicaciones correctas o no se dan a entender con sus subordinados, otra posible causa es que no se aportan las herramientas necesarias para realizar los objetivos.
– Confusiones. Si la información no es transmitida de manera correcta se suelen crear desconciertos, donde todo el plan se viene abajo, ya que cada persona hace las cosas a como se entendieron y no como deben de ser.
– Mala selección de personal. El elegir a las personas incorrectas para el desarrollo de las actividades puede derivar en un impedimento importante para el avance de los planes, si bien las personas no tienen la capacidad adecuada, es recomendable brindar cursos o talleres de actualización.
– Pérdida y robo de información. Se han dado casos en los que se pierde información, ya sea que suceda a partir de una falla en los sistemas, por un siniestro como un incendio o el hackeo y secuestro de la información para después ser liberada después de un pago.
– Barreras internacionales son conocidas como todas aquellas en las que el idioma, metodologías, estructuras e ideas culturas evitan la existencia de un buen flujo de comunicación.
Autor
Escrito por Arturo Dubey para la Edición #112 de Enciclopedia Asigna, en 06/2022. Dubey es Licenciado en Economía egresado de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM)