El recibo es un documento de gran utilidad contable y legal que avalúa la acción de realizar un pago, es una constancia con firma que da fe a que se concretó la correspondiente retribución, siendo entregado por la persona o institución que recibe el pago. Existen diferentes diseños de recibos, algunos de los cuales están membretados y tienen una duración determinada de tiempo. Cuando se solicita un crédito, en cada pago se entrega un recibo, la persona que los recibe los recolecta hasta el término de la deuda para posibles reclamos ante abusos, por ello, son de vital importancia.
Este documento impreso/digital es importante para ciertos ámbitos económicos, ya que a partir de estos se realizan declaraciones fiscales, se controlan las deudas, se entregan a inversores cuando realizan el deposito por la inversión realizada. El recibo es casi parte del contrato, es un amparo legal al momento de abonar o entregar una cantidad de dinero que sirve como garantía de los pagos ya realizados. Muchas empresas los usan para tener el control físico de las cuentas, los archivan y con el paso del tiempo los desechan. Ahora, es mucho más sencillo archivar estos elementos contables, porque son digitales, de modo que se guardan en carpetas virtuales que no ocupan espacio físico como tales.
Elementos básicos de un recibo
Un recibo debe tener ciertos requerimientos, destacan la fecha y lugar donde se expide, los datos bien definidos de la persona que entrega el dinero y de quien lo recibe, el concepto de porque se está pagando, a veces se entregan cuando se realiza un trabajo, muchos oficios bajo un formato irregular y autónomos suelen dar recibos a sus clientes, no solo se engloban los servicios, también los productos ya que puede ser que vendan algo construido por ello, una artesanía por ejemplo.
Algunos diseños de recibos tienen el concepto fiscal que permite facturar a futuro, esta modalidad se ha vuelto recurrente por la existencia de la facturación electrónica, cuando el cliente obtiene el recibo al pagar en este se encuentran datos fiscales, folios e información con la que después se puede crear y solicitar la factura en el portal de dicha institución, haciendo más cómodo y rápido el proceso de obtener este documento para declarar los impuestos generados por el pago y la compra. Otra información esencial en un recibo es el monto recibido, si se incluyen impuestos estos deben estar bien desglosados, además de la firma o sello que avala, este último punto es primordial para la identificación.
Los elementos pueden cambiar en cuanto al formato dependiendo de cada empresa, existen diseños de recibos que se compran en tiendas papeleras, estos no están personalizados pero se entregan llenados a puño y letra, la firma avala la transacción.
Además de ser un aval o resguardo de un pago u compra, los recibos son preponderantes para el control de la evasión fiscal, ya que se entregan con un folio, esto permite el control de cada uno de ello, a veces los recibos tienen talones que se quedan en propiedad del que lo entrega, hoy día se guarda una copia digital, gracias a la tecnología es que estos procedimientos se han vuelto dinámicos, los códigos QR son muestra de ello, con estos se puede descargar desde el teléfono móvil la factura o recibo del pago que se realizó, aun cuando se hizo tiempo atrás.
Registro contable respecto de los movimientos financieros
Toda la variedad de documentos que se necesitan para llevar un control financiero, económico y contable se encuentran ahora en formato digital, ya se ha mencionado el recibo y las facturas, y del mismo modo, existen otros comprobantes son generados a partir de transacciones monetarias, por ejemplo, las letras de cambio, la nota de crédito que se entrega al momento de aprobar un crédito por parte de una institución que puede ser bancaria o departamental y por lo regular se entrega como un descuento, y los pagarés son otro título esencial de valor que obliga a alguien a pagar una cantidad de dinero en una fecha específica.
Dentro de los recibos se reconocen varios tipos que se clasifican por su acción, por ejemplo, el concepto de recibo de caja se utiliza de manera contable para determinar los ingresos en efectivo que entran a la empresa, el recibo de caja menuda se clasifica como tal cuando se toman en cuenta montos pequeños de dinero, y el recibo bancario se entrega cuando se paga un adeudo a las instituciones financieras, sea a razón de tarjetas, cajas de ahorro y depósitos a otras cuentas.
Autor
Escrito por Arturo Dubey para la Edición #107 de Enciclopedia Asigna, en 12/2021. Dubey es Licenciado en Economía egresado de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM)