Son documentos o elementos gráficos que tienen la información e instrucciones adecuadas para que una institución u organización tenga el óptimo funcionamiento, dentro de toda esta información se encuentran la historia de la empresa, su estructura, las políticas y objetivos a alcanzar en el corto o mediano plazo, en muchos de los casos este manual es determinante para que el personal adapte actitudes o comportamientos que denotan la personalidad de la empresa, tanto al interior como la cara exterior que quiere mostrar a la sociedad.
Otro importante rubro que hay dentro de estos manuales es todo el marco jurídico (reglamento) a seguir, además de todas las funciones que debe realizar cada unidad administrativa, los manuales no son documentos exclusivos de entidades privadas, también son utilizados por las organizaciones públicas con la finalidad de establecer los tecnicismos necesarios ante ciertas etapas de la producción o actividad que genera dicha institución, por tal motivo es que hay manuales para colegios, para empresas, para convivencia en ciertos espacios públicos, en todo tipo de actividad existe un elemento impreso u digital con la información que lo califica de manual administrativo.
Clasificación
Los manuales se personalizan a cada institución, con una clasificación para cada uno de ellos e incluso para cada zona que la conforman, estos documentos se definen a partir de tres factores, por su alcance, por el contenido y por su función, no es lo mismo un manual de bienvenida que puede estar diseñado en formato tríptico a uno manual de procesos técnicos para el uso de una máquina o computador en el que se necesitan muchas páginas con especificaciones esquemáticas e ilustraciones, empero dentro de la universalidad en los diferentes tipos de manuales destacan:
– Alcance o relevancia. En esta modalidad los manuales se dividen en la dirección a la que se enfilan, pueden ser de carácter general o particular, es decir, con instrucciones para toda la empresa o segmentada por departamento, ejemplo de este tipo de manuales son los de bienvenida y de políticas, los cuales son para todos los nuevos integrantes, de manera particular un ejemplo, son los manuales especiales para operadores de camiones para el uso correcto de las unidades si es que hablamos de una empresa de distribución y transporte, bajo esta clasificación también se conocen los manuales de descripción de puestos.
– Contenido. La clasificación se basa en la información que contiene, si es de carácter organizativo o de procedimientos, como ya se ha mencionado.
– Funcionalidad. En este rubro se considera el uso que tiene el manual, si es para un objetivo o como parte de las especificaciones en finanzas y contabilidad, para recursos humanos, para obras públicas, la clasificación se basa en la dirección de las instrucciones.
La búsqueda de un vínculo y conciencia grupal entre los integrantes de la institución es uno de los principales motivos de la existencia de los manuales, al establecer esta identidad aparece confianza junto con una chispa de complicidad que ayuda a la productividad, los empleados se escudan en el manual como un código de seguridad, porque en este también suele aparecer el beneficio que estos tienen al pertenecer a la entidad.
Dentro del contenido y estructura de cualquier tipo de manuales destacan ciertas especificaciones determinantes, empezado por la historia y descripción de la empresa siempre con una portada, el diseño suele iniciar con una foto, logos y título, tal cual como en el formato de un libro; después se encuentra la misión, el objetivo y visión de la empresa, la base legal, la organización, donde por lo regular se utiliza un organigrama, seguido de las normas y políticas, cuando se trata de un manual de procedimientos se agrega el área de desempeño, normas, responsables, la secuencia de las actividades y descripciones genéricas con respecto a los objetivos. En los manuales de funciones se especifican los puestos de trabajo y se agregan tablas de periodicidad con respecto al rendimiento, a las faltas y funciones que se hacen al día a día.
Beneficios de los manuales administrativos
Con los manuales se obtienen muchos beneficios, además de lograr un alto nivel en la productividad y competitividad, logran definir acciones a para planear el futuro, apostando al crecimiento; el manual permite tener una estupenda gestión sobre el procedimiento bajo el cual actúa la empresa, controlando con ello los riesgos diversos, uno en la duplicidad de funciones, en errores y conflictos de responsabilidad y en la aparición de desigualdades entre los integrantes, el otro en los errores en el proceso de producción para lograr las metas establecidas.
Con un buen manual bien estructurado hay ahorro en tiempo y esfuerzo enfocándose en todo momento en la eficacia, aprovechando al máximo la capacidad de cada integrante, con todo esto se disminuyen costos; los manuales suelen cambiar con el paso del tiempo, conforme se aumenta la inversión e inicia el crecimiento.
Autor
Escrito por Arturo Dubey para la Edición #119 de Enciclopedia Asigna, en 01/2023. Dubey es Licenciado en Economía egresado de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM)