Desarrollo a nivel de software que le permite al usuario trabajar con operaciones avanzadas a nivel matemático, estadístico y de representación gráfica, donde el máximo representante de mercado está reflejado en Microsoft Excel, en consonancia con la masificación de Windows y la solución ofimática Office (en la que acompañan Word y Power Point, entre otros), que forman parte de la bandera de dicha empresa. La denominación corresponde a la adaptación del inglés Spreedsheet, que, de modo literal, constituye la palabra hoje, por sheet, y el verbo expandir o ampliar, por spread, describiendo la capacidad ilimitada de celdas y filas con las que uno puede trabajar en un documento.
VisiCalc, lanzada al mercado en 1979 para el Apple II, es el precedente más inmediato de las hojas de cálculo modernas y, de paso, la aplicación que propulsó la adopción de las computadoras personales como herramienta productiva seria para la empresa, más que como hobby o juego.
El mérito de VisiCalc consistió en crear la estructura consistente en filas y columnas que todavía hoy podemos disfrutar en cualquier programa de hoja de cálculo, además de facilitar la entrada de fórmulas con referencias a otras celdas, lo que permite a la hoja de cálculo hacer el honor a la palabra ‘cálculo’.
VisiCalc acabó en manos de Lotus en 1985. Esta última había lanzado en 1983 un producto de hoja de cálculo que pronto hizo sombra a VisiCalc: Lotus 1-2-3. Este se convirtió en el producto estrella del mercado hasta el advenimiento del entorno gráfico Windows en la década de los 90 y, especialmente, con Windows 95.
El gran error de Lotus fue no alcanzar a prever el éxito de Windows y no lanzar pronto una versión de su producto para dicho entorno gráfico. De esta forma, Microsoft pudo hacerse con una parte sustancial del mercado con Excel, un producto que mantenía las esencias heredadas de VisiCalc, y a las cuales añadía funcionalidades extra para arredondarlas. Además, Excel añadía al producto de Lotus la facilidad de trabajo del entorno gráfico.
La única competencia seria a Excel, consiste en la hoja de cálculo del paquete multiplataforma LibreOffice.
Modo de funcionamiento
Una hoja de cálculo se divide en filas (cuya nomenclatura son números enteros positivos empezando por el 1) y columnas (letras, desde la A y, cuando pasa de la Z, se combinan dos empezando por la AA, AB,… AZ, BA,… hasta llegar a combinar tres o más letras si fuese necesario). La intersección de una fila con una columna es lo que se llama celda, y cada celda tiene un nombre que viene dado por la letra de la columna seguido por el número de fila.
Por ejemplo, la intersección de la fila 7 con la columna C da lugar a la celda C7. Esto es importante para las fórmulas, que veremos seguidamente.
Cada celda puede contener un elemento que puede ser un número o un texto, o bien una fórmula. Estas últimas se identifican porque no se muestran en la celda, si no en un elemento que normalmente se encuentra en la parte superior de la hoja (aunque en algunos casos también puede encontrarse en la inferior), consistente en una caja de texto denominada barra de fórmulas, y en la cual podemos ver el contenido real de cualquier celda y modificarlo, ya que en la celda en sí lo que veremos será el resultado de dicha fórmula.
Las fórmulas vienen precedidas del símbolo = (igual), e involucran los operadores matemáticos habituales, además de combinar referencias a celdas con números.
Por ejemplo, si en C8 queremos mostrar el resultado de sumarle dos al contenido de C7, lo que deberíamos introducir en C8 es:
=C7+2
Uso de funciones
También podemos utilizar las llamadas funciones, un elemento que guarda un parecido con sus homólogas del mundo de la programación, y que suele ser representada por una palabra con un rango de actuación entre paréntesis.
Por ejemplo, si queremos sumar las celdas que van desde la C1 hasta la C15, podemos empezar a escribir la fórmula =C1+C2+C3+C4+... hasta llegar a la C15. En vez de eso, podemos utilizar la función predefinida SUMA o SUM (dependiendo del programa de hoja de cálculo que estemos utilizando) indicándole el rango entre paréntesis:
=SUMA(C1:C15)
La existencia de funciones aporta flexibilidad, además de simplificar las operaciones, ya que existen funciones para la realización de operaciones matemáticas complejas (como raíces cuadradas, senos, cosenos,…), estadísticas (media, varianza,…), e incluso para el tratamiento de texto (concatenación de textos, conteo de letras,…) entre otras tipologías, pudiendo combinarlas dentro de una misma celda.
Gráficos
Cualquier hoja de cálculo nos permite la realización de gráficos a partir de los datos que tenemos en forma tabulada. El procedimiento -que deberíamos consultar en concreto para cada programa distinto- generalmente empieza por la operación de selección del espacio de datos, y sigue con un asistente que nos permite la elección del tipo de gráfico (de barras, de pastel,…).
Durante el proceso de creación podemos personalizar ciertos aspectos del gráfico, al igual que cuando lo tenemos creado también podemos personalizar aspectos como el color de ciertas porciones del “pastel” o barras.
Recomendaciones para sacar todo el potencial a las hojas de cálculo
Una hoja de cálculo es muy potente, y podemos realizar muchas cosas con ella. Además de los cálculos propiamente dichos, y gracias a las funcionalidades de filtrado que acostumbran a incorporar, también podemos utilizar una hoja de cálculo a modo de base de datos, en la cual las columnas serán los campos, y las filas los registros.
Volviendo a su uso normal como hoja de cálculo, nunca está de más echar un vistazo a todas las funciones que nos proporciona el programa concreto que vamos a utilizar. El recopilatorio acostumbra a ser muy amplio, y varía ligeramente entre programas, tanto en su nomenclatura como en su uso. De esta forma, cada software de hoja de cálculo es un mundo en sí mismo que vale la pena conocer para dominar.
Esta lista de funciones la podremos encontrar, generalmente, en la ayuda del programa, de una forma simple. Leernos la lista, o repasarla periódicamente, nos puede dar la facilidad de recordar la función a utilizar para resolver un problema concreto, mientras que los detalles de su uso siempre podemos volver a consultarlos en la ayuda del programa.