El catálogo de cuentas es un documento u archivo en donde se encuentran bajo registro los movimientos y operaciones financieras de la empresa, sobresaliendo la información referente a gastos e ingresos. En algún momento de la historia de la contabilidad, este tipo de acciones se realizaban en libros llenados a mano, hoy día con el avance tecnológico la información es digital, las operaciones se integran directamente a un programa contable que simplifica el proceso, dentro de los más reconocidos existe Aspel y Alegra, y en empresas pequeñas o medianas se utiliza mucho el Excel.
Funciones organizacionales
Un catálogo de cuentas se encuentra bien segregado en los movimientos financieros, ya sea que la información se clasifique por departamento, proyecto, filial (esta característica aplica cuando la empresa tiene otras sucursales); otro tipo de cuentas que destacan en el catálogo son las de obligaciones fiscales, donde se encuentra todo lo relacionado al pago de impuestos y a la obtención de compensaciones o devoluciones, si es que se tienen al declarar.
La información de estos catálogos sirve para conocer con claridad el flujo de dinero que entra al negocio u empresa, por supuesto que también este tipo de contabilidad se genera bajo un carácter macroeconómico. La contabilidad pública tiene catálogos de cuentas con indicadores económicos de vital importancia, además de los ingresos y egresos, se considera el desempleo, la migración, la tasa de interés y una cuenta de vital importancia es la que registra los movimientos de la producción que refleja el crecimiento del país, acompañando el producto interno bruto.
Ejemplo modelo para un catálogo de cuentas
Estos documentos están organizados por niveles con una gráfica escalonada, es decir, que cada rubro tiene otros debajo, algo parecido al estilo de un índice de temas donde debajo de este se agregan subtemas. Se suelen enumerar las cuentas para definir este desglose informativo. Existen seis cuentas que son esenciales en todo catálogo: el activo, pasivo, capital, así como los ingresos, costos y gastos, acomodándose de la siguiente manera:
1 – Activos. Es un bien que la empresa posee, dentro de este peldaño informático se desglosan otros escalones de manera descendente.
1.0 – Activos corrientes.
1.0.1.1 – Caja general.
1.0.1.2 – Caja Chica.
1.0.1.3 – Banco.
De esta manera consecutiva es que se agregan todas las cuentas bajo esta calificación, por ejemplo para continuar, si es que se acaba la cuenta de activos corrientes con la información referente a un solo banco, se agregan otros tipos de activos corrientes:
1.0.2 – Documentos y Cuentas por pagar.
1.0.2.1 – Documentos por cobrar.
1.0.2.2 – Cuentas por cobrar clientes
1.0.3 – Inventarios.
1.0.3.1 – Inventarios de mercancías.
1.1 – Instrumentos Financieros.
Si no existen peldaños en un rubro se debe continuar al siguiente elemento financiero a considerar.
1.2 – Activos fijo (equipo, transportes y planta)
1.2.1 – Terrenos.
1.2.2 – Edificios.
1.2.3 – Maquinarias.
Todas las cuentas se agregan de esta manera, algunas pueden ser cortas dependiendo del tamaño del negocio u empresa.
2 – Pasivos. Obligaciones y deudas que debe pagar la empresa
2.0 – Pasivos corrientes.
2.0.1 – Documentos por pagar.
2.0.2 – Cuentas por pagar.
2.0.3 – Impuestos sobre la renta por pagar.
2.1 – Pasivos diferidos.
3 – Capital. Bienes durables destinados a la producción u entradas de dinero por parte de inversionistas.
3.0 – Capital Social.
3.0.1 – Retiros.
3.0.2 – Utilidades retenidas.
4 – Ingresos. Incremento en los recursos económicos
4.0 – Ingresos ordinarios.
4.0.1 – Ingresos por ventas.
4.0.1.1- Descuentos en ventas.
4.1 – Ingresos extraordinarios.
4.1.1 – Ingresos por comisiones.
4.1.2 – Intereses ganados.
4.1.3 – Ventas de activos fijos.
5 – Costos. Se considera el precio para los procesos de producción, distribución y asignación de todo lo que entra a la empresa.
5.1 – Costos de ventas.
5.0.1 – Compras de mercancías.
5.0.1.1 – Devoluciones.
5.0.1.2 – Descuentos.
5.0.2 – Transportación y fletes
6 – Gastos. Desembolso de dinero para la empresa.
6.0 – Gastos de venta.
6.0.1 – Gastos de publicidad.
6.0.2 – Gastos de mercadotecnia.
6.0.3 – Gastos de transporte.
6.1 – Gastos generales y administrativos.
6.1.1 – Sueldos.
6.1.2 – Seguros.
6.1.3 – Reparaciones.
6.1.4 – Mantenimiento.
6.2 – Gastos financieros.
6.2.1 – Gastos bancarios.
6.2.2 – Gastos intereses sobre préstamos.
6.3 – Otros gastos.
A partir de esta organización informativa, existe una precisión en la actividad monetaria de toda institución. El registro se hace de una manera sencilla y con una completa racionalidad de las acciones para las que se desembolsa o entra dinero a la empresa, permitiendo que el crecimiento de dicha institución pueda verse con el aumento de cuentas de ingresos. Asimismo, se debe considerar un balance general entre cuentas para que el equilibrio sea notorio al desarrollo. Al conocer la información se pueden tomar estrategias de vital importancia.
Autor
Escrito por Arturo Dubey para la Edición #104 de Enciclopedia Asigna, en 09/2021. Dubey es Licenciado en Economía egresado de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM)