La palabra secretaria presenta dos significados estrechamente relacionados. Por una parte, se trata de una actividad profesional y, por otra, es una sección específica de una empresa o institución.
La idea de secretaria se corresponde con las funciones de un auxiliar administrativo
El término secretaria se corresponde normalmente con la categoría profesional de auxiliar administrativo. Independientemente del término que se utilice, las principales tareas de esta actividad laboral son las siguientes: atención telefónica, control de la agenda y de la correspondencia, redacción de documentos, gestión archivo, clasificación de información, etc.
Este tipo de actividades se encuentran supervisadas por un superior y tienen un evidente sentido administrativo y organizativo. La figura de la secretaria se encuentra estrechamente relacionada con otra, la del jefe.
En la terminología empresarial es muy corriente la figura de la secretaria de dirección. Quien tiene esta responsabilidad debe tener amplios conocimientos sobre la entidad y, al mismo tiempo, mantener una posición discreta y prudente en relación con la información que maneja.
Historias de jefes y secretarias
El binomio jefe-secretaria está muy presente en el mundo de la ficción. Si el personaje de la secretaria es una mujer atractiva, esta circunstancia genera una situación relacionada con las pasiones ocultas, los celos y el engaño. Con frecuencia, el personaje de la secretaria es el elemento clave de la trama, pues ella es la que conoce todos los secretos de la empresa. Por otra parte, no hay que olvidar los chistes sobre secretarias.
La mayoría de empresas e instituciones cuentan con una sección específica conocida popularmente como secretaria
Una empresa, un colegio o una institución social suelen incorporar en su modelo organizativo un departamento de secretaria. La persona responsable del mismo puede ser indistintamente un hombre o una mujer, pero tradicionalmente ha sido la mujer quien ha ejercido esta responsabilidad.
El departamento o sección de secretaria normalmente funciona como nexo de unión entre el exterior y la propia entidad. Así, si unos padres quieren inscribir a su hijo en un centro escolar se deben presentar en la secretaria del centro para realizar las gestiones necesarias.
Algo muy similar ocurre cuando un proveedor se pone en contacto con la secretaria de una empresa para realizar una consulta determinada.
En cualquier caso, las funciones de este departamento son de tipo informativo, y relacionadas con trámites administrativos.