La mayoría de empresas elaboran un presupuesto para planificar su actividad dentro de un periodo determinado. En el presupuesto se hace una estimación en la que se incorporan una gran cantidad de variables. De manera resumida, hay dos variables a tener en cuenta: los ingresos que están previstos y los gastos que se deberán afrontar.
Los gastos presupuestarios se establecen desde un punto de vista contable y normalmente comprenden un periodo anual. Para concretar la relación de gastos se toma como referencia el ejercicio contable del año anterior.
Un presupuesto es una estrategia de actuación que sirve para las empresas privadas, así como para las entidades públicas.
En la elaboración de los gastos se desarrolla un documento en el que se especifican todos y cada uno de los gastos previstos de acuerdo a un plan general de contabilidad.
De manera general, la relación de gastos son los siguientes: compras previstas, servicios y suministros, los impuestos que deberán pagarse como consecuencia de la actividad, los salarios a los trabajadores, los costes financieros, la amortización de los bienes y, por último, los gastos imprevistos.
El presupuesto de gasto sirve para planificar la estrategia de una entidad. Las cantidades que se establecen tienen una denominación contable: créditos presupuestarios. La cantidad establecida es el importe máximo autorizado y cualquier modificación de su importe debe someterse a la autorización que se especifica en la normativa contable establecida por la entidad.
Uno de los mecanismos técnicos que está presente en todo presupuesto de gastos es el estado de liquidación, que consiste en la evaluación concreta de los gastos realizados y que están descritos en el presupuesto ( qué cantidad se ha gastado, para qué y cuándo ).
Los principios de la economía son aplicables a una empresa, a un estado o a una familia. Y el principio general común a cualquier estructura es muy simple: no gastar más de lo que se ingresa. Si durante un periodo prolongado los gastos superan los ingresos, es necesario recurrir al ahorro y si éste no es suficiente será preciso pedir dinero prestado y, por lo tanto, asumir una deuda. Para que esto no suceda, los economistas recomiendan ajustar los gastos presupuestarios de una manera objetiva y, si es posible, reducirlos al máximo.